Empfangs- und Bürokoordinator (m/w/d)

Frau Anne Borchardt
Telefon: 0351 2644 1607
E-Mail: a.borchardt@personalideal.de

Jobdetails:
Sie besitzen Organisationgeschick, sind flexibel und Kommunikationsstark? Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung? Dann haben wir die passende Stelle für Sie!

Wir suchen für ein Kundenunternehmen einen Empfangs- und Bürokoordinator (m/w/d).

Ihr Aufgabenbereich umfasst die freundliche Betreuung von Gästen sowie die Organisation des Empfangs an zwei Standorten. Sie übernehmen die Büroorganisation, einschließlich der Bestellung und Verwaltung von Materialien, und verantworten das Post- und Dokumentenmanagement. Zudem koordinieren Sie unseren Firmenfuhrpark, überwachen Wartungstermine und verwalten die zugehörigen Fahrzeugdokumente.

Die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen (z.B. Hotel, Flug, Mietwagen) sowie die Planung und Durchführung interner Veranstaltungen gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabenfeld. Dabei arbeiten Sie eng mit Dienstleistern und Caterern zusammen.

Darüber hinaus betreuen Sie die Schlüssel- und Chipverwaltung, vergeben Gast-WLAN-Zugänge und dokumentieren die Ausgabe von Mitarbeiterspinden. Auch die Verwaltung der Handkasse sowie deren Abrechnung und Dokumentation von Barauslagen liegen in Ihrer Verantwortung. Abschließend bedienen Sie die Telefonzentrale und leiten eingehende Anrufe zuverlässig weiter.

Hierfür sind Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein sowie Kreativität und Teamfähigkeit notwendig.

Die Stelle hat Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!

Ihre Aufgaben:
- Empfang und Gästebetreuung sowie Büroorganisation (Bestellung und Verwaltung)
- Post- und Dokumentenmanagement, Organisation und Bearbeitung von Postein- und -ausgang
- Fuhrparkmanagement: Koordination von Fahrzeugen, Terminüberwachung für Wartungen, Verwaltung von Fahrzeugdokumenten
- Reiseorganisation: Buchung von Geschäftsreisen (Hotel, Flug, Mietwagen)
- Eventmanagement: Planung, Organisation und Koordination interner Veranstaltungen inklusive Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Catering
- Schlüssel- und Chipverwaltung, sorgfältige Verwaltung und Dokumentation
- Verwaltung und Vergabe von Gast-WLAN-Zugängen, Zuteilung und Dokumentation von Mitarbeiterspinden
- Verwaltung der Handkasse, Abrechnung und Dokumentation von Barauslagen
- Bedienung der Telefonzentrale inklusive Gesprächsweiterleitung

Erforderliche Kenntnisse:
- Freundliches und professionelles Auftreten, Serviceorientierung
- Organisationstalent, Flexibilität, Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Kreativität und Teamfähigkeit
- MS-Office Kenntnisse
- Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache

Erforderliche Berufsausbildung:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Arbeitsform:
Vollzeit

Arbeitszeit:
Tagschicht

Vergütung:
Nach Vereinbarung, je nach Qualifikation

Freie Stellen:
1

Führerschein:
B; B (alt Kl.3)

PKW:
Ja