Office Manager für Produktionsunternehmen (m/w/d)

Herr Eric Martin
Telefon: 0351 2644 16 08
E-Mail: e.martin@personalideal.de

Jobdetails:
Wir suchen für ein mittelständisches Produktionsunternehmen in Dresden, einen Office Manager für Produktionsunternehmen (m/w/d).

Allgemeine Verwaltung:

In der allgemeinen Verwaltung übernehmen Sie eine zentrale Rolle für den reibungslosen Geschäftsbetrieb und stellen eine wichtige Schnittstelle für interne und externe Kommunikation dar.

Zu Ihren täglichen Aufgaben gehört die effiziente Steuerung des Posteingangs und -ausgangs. Sie sind für die Organisation der Telefonzentrale zuständig und bearbeiten die allgemeine E-Mail-Korrespondenz. Im Bereich des kaufmännischen Prozesses verantworten Sie die Angebotserstellung sowie die Auftragsannahme und -abwicklung. Hierzu zählt auch die umfassende Kundenkorrespondenz, wobei Sie auch die professionelle Reklamationsbearbeitung übernehmen.

Daten- und Dokumentenmanagement:

Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die sorgfältige Pflege von Kundendatenbanken und CRM-Systemen (Customer Relationship Management). Ebenso stellen Sie die Pflege und Archivierung von Dokumenten, Verträgen und Ablagen sicher, sowohl in digitaler als auch in physischer Form. Für die interne Organisation gehört das Bestellwesen zu Ihren Zuständigkeiten, insbesondere die Beschaffung von Bürobedarf und externen Dienstleistungen. Darüber hinaus kümmern Sie sich um die vertrauliche Pflege von Personalakten sowie die Erfassung und Verwaltung von Urlaubs- und Krankmeldungen.

Einkauf,Beschaffung und Produktionsplanung:

In diesem Bereich tragen Sie maßgeblich zur operativen Effizienz und zur Sicherstellung der Materialversorgung bei.

Lieferantenmanagement und Beschaffung:

Sie verantworten die Auswahl und Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern. Hierzu gehört das Einholen von Angeboten, die Platzierung von Bestellungen und die umfassende Verwaltung von Fremdleistungen. Durch Ihr Engagement sichern Sie die Qualität und Verfügbarkeit der benötigten Güter und Dienste. Ein weiterer Kernpunkt ist die Produktionsplanung. Sie legen fest, was, wann, wie und in welcher Menge produziert werden soll, und tragen somit direkt zur optimalen Auslastung und Termintreue bei.

IT- und Facility-Organisation:

Sie übernehmen koordinierende und organisatorische Aufgaben zur Aufrechterhaltung der Infrastruktur des Unternehmens.

IT-Betreuung und Support:

Sie sind die interne Kontaktperson für die Betreuung der Büro-IT und arbeiten hierbei eng mit einem externen Dienstleister zusammen, um einen reibungslosen Ablauf der IT-Systeme zu gewährleisten. Abschließend organisieren Sie das Facility-Management, indem Sie Wartungen planen und das Gebäudemanagement koordinieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Arbeitsumgebung stets funktionsfähig und angenehm ist.

Ihre Aufgaben:
- Posteingang/-ausgang, Telefonzentrale, E-Mail-Bearbeitung
- Angebotserstellung, Auftragsannahme und -abwicklung
- Kundenkorrespondenz, Reklamationsbearbeitung
- Pflege von Kundendatenbanken / CRM
- Pflege von Dokumenten, Verträgen, Ablagen (digital und physisch)
- Bestellwesen (Bürobedarf, Dienstleistungen)
- Pflege von Personalakten, Urlaubs- und Krankmeldungen
- Auswahl und Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern
- Einholen von Angeboten, Bestellungen und Verwaltung von Fremdleistungen
- Festlegung, was, wann, wie und in welcher Menge produziert werden soll
- Betreuung der Büro-IT in Abstimmung mit externem Dienstleister
-Organisation von Wartungen, Gebäudemanagement

Erforderliche Kenntnisse:
- Kenntnisse mit ERP-Systemen
- Erfahrung in der Auftragsbearbeitung sowie Angebotserstellung
- Dokumentenmanagement
- Korrespondenz mit Lieferanten und Kunden
- Kundenbetreuung und Support

Erforderliche Berufsausbildung:
Kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung.

Arbeitsform:
Tagschicht

Arbeitszeit:
Vollzeit Mo-Fr.

Vergütung:
Ca. 34.000€/Jahr